Förderung eines Kongresses

Wie können Sie vorher, während und nachher über Ihren Kongress kommunizieren?

2 Ziele erreichen :

o Le Zahl der Teilnehmer
o Die entsprechenden Finanzielle Beteiligung ausreichend, um zumindest das Budget auszugleichen

Dafür ist es wichtig, Ihren Kongress gut zu fördern und das anzuwenden Marketingtechniken ähnlich einer Produkteinführung. Es wird notwendig sein, die Medien, die Verbreitungsdaten und die Art der Informationen zu bestimmen, die am besten zu dem Ziel passen, das wir erreichen möchten.

Sie werden sicherlich andere konkurrierende Kongresse haben. Es ist daher wichtig, den Kongress so interessant wie möglich zu gestalten. indem Sie Themen, Daten und einen Ort auswählen, der für jeden geeignet ist. Alles muss richtig präsentiert werden.

Es ist wichtig,Optimieren Sie Ihre Werbung entsprechend dem Budget dass Sie sich dafür identifiziert haben und es an die erzielten Ergebnisse anpassen (Teilnahme von Sponsoren, Anmeldungen, ...)

Wir müssen auch sicherstellen, dass alle am Organisationskomitee beteiligt sind, und die Rollen der einzelnen klar festlegen.

1. Erstellung von Dokumenten

• Un Präsentationsdatei des Kongresses (Dienstleister, Sponsoren, offizielle Stelle, Veranstalter, praktische Informationen, ...).
• Schaffung eines Grafikcharter Konsistenz aller Konferenzdokumente (Programm, Briefe, Website usw.)
• Programmvalidierung auf Papier Dokument und Validierung durch Personen außerhalb des Kongresses. Betonen Sie Daten, Adressen und Überschriften.
• Lassen Sie den Entwurf des Registrierungsformulars für einen Test ausfüllen externe Person an das Organisationskomitee.
• Erste Ankündigung (Datum, Ort, Themen) für potenzielle Delegierte.
• Ausstellerakte/ Sponsor mit kommerziellen Informationen
• Vorläufiges Programm einschließlich aller Informationen, die die Teilnehmer zur Registrierung benötigen (Registrierung, Begleitung, abstrakter Anruf, Hotelreservierung, ...)
• Endgültiges Programm.
• Viele Erinnerungen sind regelmäßig einzuplanen, um ein Maximum an Menschen zu erreichen.
• Eine Registrierungsrate von 10% im Vergleich zum gesendeten Papierversand ist völlig korrekt.

2. Senden von Dokumenten für Ihren Kongress

• Aufbau einer Akte nach Ziel (Delegierte, Aussteller, Medien ...)
• Kauf, Vermietung oder Zusammenführung bereits vorhandener Dateien (Mitglieder eines Vereins, Personen, die bereits am Kongress teilgenommen haben, ...).
• Überprüfung der Datei
• Drucken (Impression) ein personalisierter Brief
• Briefumschlag und Senden von Dokumenten
• Telefonkontakte Falls benötigt
• Faxversand
• E-Mail
• Muss Staffelung der Sendung  Dokumente und senden Sie sie, wenn möglich, je nach Ziel (z. B. keine Dokumente im August an Delegierte senden)
• Muss Halten Sie Ihre Datei auf dem neuesten StandIm Durchschnitt wird geschätzt, dass eine Datei nach 20 Jahr zwischen 30% und 1% der fehlerhaften Adressen enthält. Um unsere Datei auf dem neuesten Stand zu halten, bearbeiten wir jede Rücksendung (rufen Sie an, um herauszufinden, wer die Person ersetzt hat, die gegangen ist, aber auch, um herauszufinden, wo der Manager abgereist ist).
• Einfügen falscher Adressen in die Datei, um die Rücksendung zu testen, und einer persönlichen Adresse, um eine missbräuchliche Verwendung der Datei zu überprüfen.
• Faxmailing kann in wenigen Minuten erfolgen (für das Senden an mehr als 2000 Personen zu sehr geringen Kosten (ca. 0,15 EUR / Versand)

3. Website

Die Erstellung einer Website ist unerlässlich Für Ihren Kongress können Sie damit senden aktualisierte Information (Zeiten, Ort, Datum, Zugang, Programm, Unterkunft, soziales Programm, Registrierungsbedingungen, ...) weltweit und zu sehr geringen Kosten (Mit Meeting-Web-Lösungen, Preise ab 999 EUR). Darüber hinaus können Sie auf einer Website eine Online-Registrierung und -Zahlung sowie eine Hotelreservierung mit anbieten Online-Zahlung.

Sie sparen viel Zeit über die Verwaltung von Anmeldungen für Ihren Kongress.

4. Medienplan

Verwenden Sie die Professionelle Presse für die Förderung Ihres Kongresses und in seiner zu haben offizielle Partner ein Medium kann ein großer Vorteil sein.

Austauschverhandlung mit den Medien: Kostenlose Werbung in ihren Medien gegen eine Präsenz vor Ort während Ihres Kongresses (in Form einer Zeitungsauflage, einer Tasche oder eines Ständers)
Regelmäßiger Versand von Pressemitteilungen.

Wenn die Ressourcen dies zulassen, kann sich ein Spezialist sehr professionell um Ihren Medienplan kümmern.

5. Einsatz von Partnern zur Weitergabe und Einbindung von Konferenzinformationen

Aussteller und Sponsoren können das Programm übermitteln und Anmeldeformular. Sie können sehr nützlich sein, weil sie den Markt kennen und auf dem Gebiet sind. Andererseits haben sie ein Interesse daran, Menschen auf dem Kongress zu haben. Also musst du so viel wie möglich einbeziehen.

Berufsverbände und Verbände können Leihen Sie ihre Datei oder senden Sie Ihr Programm mit ihrem Newsletter.

Das wissenschaftliche Komitee und die Referenten können über den Kongress kommunizieren [auf anderen Kongressen, auf denen sie Redner sind, mit den Ausstellern (als Kunde) ...]

Treffen Sie Vereinbarungen mit anderen Konferenzorganisatoren zum gleichen Thema, damit diese Ihr Programm übertragen.