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Förderung eines Kongresses

Wie kommunizieren Sie vor, während und nach Ihrem Kongress?

2 zu erreichende Ziele:
  • Die Anzahl der Teilnehmer
  • Ausreichende finanzielle Beteiligung, um mindestens einen ausgeglichenen Haushalt zu erreichen
Hierzu ist es wichtig, Ihren Kongress gut zu bewerben und Marketingtechniken ähnlich einer Produkteinführung anzuwenden. Es wird notwendig sein, die Träger, die Verbreitungsdaten sowie die Art der Informationen zu bestimmen, die je nach dem Ziel, das wir erreichen möchten, am besten geeignet sind.

Sicherlich werden Sie noch weitere konkurrierende Kongresse haben. Daher ist es wichtig, den Kongress so interessant wie möglich zu gestalten, indem Themen, Termine und ein Ort ausgewählt werden, der für alle geeignet ist. Alles muss korrekt dargestellt werden.

Es ist wichtig, Ihre Werbung entsprechend dem dafür bereitgestellten Budget zu optimieren und entsprechend den erzielten Ergebnissen (Beteiligung von Sponsoren, Anmeldungen usw.) anzupassen.

Wir müssen auch sicherstellen, dass alle am Organisationskomitee beteiligt sind, und die Rollen der einzelnen klar festlegen.

Dokumentenerstellung

  •   Eine Präsentationsdatei des Kongresses (Anbieter, Sponsoren, offizielle Stellen, Veranstalter, praktische Informationen usw.).
  • Erstellung einer grafischen Charta, um allen Dokumenten des Kongresses (Programm, Briefe, Website usw.) Konsistenz zu verleihen.
  • Validierung des Programms auf Papierdokument und Validierung durch Personen außerhalb des Kongresses. Achten Sie darauf, Daten, Adressen und Schlagzeilen hervorzuheben.
  • Lassen Sie als Test jemanden außerhalb des Organisationskomitees den Entwurf des Anmeldeformulars ausfüllen.
  • Erste Ankündigung (Datum, Ort, Themen) für potenzielle Delegierte.
  • Aussteller-/Sponsorendatei mit kommerziellen Informationen
  • Vorläufiges Programm inklusive aller für die Anmeldung notwendigen Informationen (Anmeldung, Begleitperson, Abstract Call, Hotelreservierung etc.)
  • Endgültiges Programm.
  • Um möglichst viele Menschen zu erreichen, sind regelmäßige Erinnerungen einzuplanen.
  • Eine Registrierungsrate von 10% im Vergleich zum gesendeten Papierversand ist völlig korrekt.

Versenden von Unterlagen für Ihren Kongress

  • Erstellung einer Datei pro Zielgruppe (Kongressteilnehmer, Aussteller, Medien usw.)
  • Kauf, Vermietung oder Zusammenführung bereits vorhandener Dateien (Mitglieder eines Vereins, Personen, die bereits am Kongress teilgenommen haben, ...).
  • Dateiüberprüfung
  • Drucken eines personalisierten Briefes
  • Umschlag und Versand von Dokumenten
  • Bei Bedarf telefonischer Kontakt
  • E-Mail
  • Es ist notwendig, das Versenden der Dokumente zeitlich zu verschieben und sie nach Möglichkeit zu einem Zeitpunkt zu versenden, der dem Ziel entspricht (z. B. keine Dokumente im August an die Delegierten senden).
  • Sie müssen Ihre Datei auf dem neuesten Stand halten. Es wird geschätzt, dass eine Datei nach einem Jahr durchschnittlich zwischen 20 und 30 % falsche Adressen enthält. Um unsere Akte auf dem neuesten Stand zu halten, bearbeiten wir jede Rückgabe (rufen Sie an, um herauszufinden, wer die Person ersetzt hat, die das Unternehmen verlassen hat, aber auch, um herauszufinden, wo der Manager gegangen ist).
  • Einfügen falscher Adressen in die Datei, um die Rücksendung zu testen, und einer persönlichen Adresse, um eine missbräuchliche Verwendung der Datei zu überprüfen.

Webseite

Die Erstellung einer Website ist für Ihren Kongress von entscheidender Bedeutung. Sie ermöglicht es Ihnen, aktualisierte Informationen (Zeitpläne, Ort, Datum, Zugang, Programm, Unterkunft, Rahmenprogramm, Anmeldebedingungen usw.) weltweit und zu sehr geringen Kosten (mit Tagung) zu verbreiten -Web-Lösungen, Preise ab 999 EUR). Darüber hinaus können Sie über eine Website auch die Online-Registrierung und -Zahlung sowie Hotelreservierungen mit Online-Zahlung anbieten.

Dadurch sparen Sie viel Zeit bei der Verwaltung Ihrer Konferenzanmeldungen.

Medienplan

Die Nutzung der professionellen Presse zur Werbung für Ihren Kongress und die Anwesenheit eines Medienpartners bei seinen offiziellen Partnern kann ein erheblicher Vorteil sein.

Vermittlung von Austauschmöglichkeiten mit den Medien: Kostenlose Werbung in deren Medien gegen Vor-Ort-Präsenz während Ihres Kongresses (in Form einer Zeitungsverteilung, Beilage oder Stand)
Regelmäßige Zusendung von Pressemitteilungen.

Wenn die Ressourcen dies zulassen, kann sich ein Spezialist sehr professionell um Ihren Medienplan kümmern.

Einsatz von Partnern zur Weitergabe der Kongressinformationen und deren Einbindung

Aussteller und Sponsoren können das Programm und das Anmeldeformular zusenden. Sie können sehr hilfreich sein, weil sie den Markt kennen und vor Ort sind. Andererseits haben sie ein Interesse daran, Menschen auf dem Kongress zu haben. Sie müssen daher so weit wie möglich einbezogen werden.

Berufsverbände und Verbände können ihre Datei ausleihen oder Ihr Programm mit ihrem Newsletter versenden.

Das wissenschaftliche Komitee und die Referenten können über den Kongress kommunizieren [auf anderen Kongressen, auf denen sie Redner sind, mit den Ausstellern (als Kunde) ...]

Treffen Sie Vereinbarungen mit anderen Konferenzorganisatoren zum gleichen Thema, damit diese Ihr Programm übertragen.